三种方式来推动合规软件采用金融公司
金融监管也变得更深远的和严格的。同时,员工在家工作和交易在高卷在比以往更多的平台。
然而合规团队已经有限的预算和人力资源,和许多难以实现有效的降低风险的措施与成百上千的金融服务公司的员工。
越来越明显,为了减少风险,公司需要专门的合规软件的帮助。
但采购和实施软件在团队和工作流程仅仅是第一步,在一次更大的过程。说服员工使用合规软件,真的会产生差别。
驱动软件采用
为什么员工可能采取缓慢或犹豫使用合规软件?答案是相当明显的。在金融服务行业,大多数员工合规可以看起来像一个乏味的管理任务,提供他们没有直接受益。尽管合规团队可能明白,广泛组织合规取决于每个人的参与,员工可能会有一段更困难的时候看到自己的合规角色不可或缺的组织的总体任务。
更重要的是,金融服务公司经常拼凑出一些内部或第三方技术解决方案支持法规遵循需求。然而,这些断开连接的工具仍然分布在不同的系统。如果员工不知道如何或在哪里完成合规任务,那就几乎没有动力去采用软件。
合规团队如何驱动软件采用鉴于这些挑战?它归结为创建一个合规文化通过合规任务容易,通过强调公司的每一项任务的重要性。
以下的建议可以帮助合规团队获得员工的支持,鼓励采用,并降低公司的风险:
1。包括一线经理
责任领导软件采用软件实现失败的后果通常只在合规团队。然而,合规团队成员倾向于坐在完全不同的部分组织的员工必须使用该软件在日常角色。
当基层管理者承担一些责任,它可以促进更大的采用和问责制。通过确保下属执行遵从性预期,经理可以帮助创建一个更强的合规文化在一个组织。所以员工的合规活动使管理者及时,因此它们可以集中于那些可能需要额外的推动。合规软件可以通过仪表板援助这一努力,自动警报、甚至prescheduled报告——所有这些在一起可以减少合规官的需要一对一的沟通,确保正确的人他们需要帮助支持合规文化。
2。分发合规有效更新和信息
如果一个员工合规问题和不能找到简单的解决方案,他们可能会被鼓励使用合规软件或延迟。所以给他们一个简单的方法来找到答案和合规官受阻时他们可以提供直接帮助。
创建一个文档库或数据库内(或方便)合规软件,员工可以搜索和使用。包括材料,常见的合规问题的答案。例如,什么礼物和娱乐公司的政策?什么时候应该员工提交批准请求这些物品吗?这些和其他政策改变如果员工在不同的国家工作?
最常见的问题会有所不同从公司到公司,但是他们回答,可以轻易地找到这些答案——是一个很好的起点。
3所示。尽可能自动化手工任务
强调软件如何自动化手动任务——因此释放高附加值的工作能力将激励其采用合规团队之一。手工任务总是创建额外的头痛。业务报表,例如:无论是员工自己或合规团队成员负责这些输入到系统,这需要时间。还有额外的行政任务,确保一切都是正确的人负责完成。
相反,依靠一个平台,可以自动摄取每天执行交易通过电子经纪人提要或依赖于一个公司,提供了一个服务处理纸代理声明。这节省了员工和合规官员时间增加合规团队抓住的机会,调查,并消除任何可疑的活动。
合规规定看齐的软件提供了一个有前途的解决方案,但前提是合规团队可以解决一些常见的原因组织的阻力。培养支持和促进软件采用,团队必须分发合规信息,尽可能自动化合规要求,涉及基层管理者。这些解决方案可以帮助管理组织的风险,避免昂贵的监管罚款,防止声誉损失。
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图片来源:©盖蒂图片社/埃里克•艾萨克森
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